Fas 2: Steg 1 – Så här förbereder du arbetet

Publicerat 27 oktober, 2010 av Magnus Burell

Sätt ihop en grupp bestående av fyra till sex personer. Deltagarna bör ha goda kunskaper om verksamheten. Minst två av personer bör kunna ta ansvar för nyttovärderingarna.

Inför arbetsgruppens första möte måste det underlag som gör det möjligt att genomföra en nyttovärdering av e-tjänsten tas fram. Det kan handla om

  • nyttjandestatistik,
  • processbeskrivningar,
  • verksamhetsanalyser och
  • målgruppsbeskrivningar.

Det underlag som tas fram skickas ut till samtliga deltagare i god tid inför mötet.

Arbetet med att fördjupa nyttovärderingen utförs bäst genom en serie arbetsmöten kompletterat med utredningsuppdrag som läggs ut på deltagarna.

  • Syftet med arbetsmötena är att driva arbetet framåt och ge deltagarna en gemensam bild av e-tjänsten och dess nyttoeffekter.
  • Syftet med utredningsuppdragen är till exempel att säkerställa att de parametrar som nyttovärderingen bygger på är korrekta.

Utöver att delta på mötena och genomföra de utredningsuppdrag som man tilldelas ansvarar deltagarna också för att förankra arbetet i sina respektive organisationer.

Bookmark and Share

Fas 2: Steg 1 – Beskriv syfte och nytta

Publicerat av Magnus Burell

Vi gör en nyttovärdering i samband med utvecklingen av nya tjänster av tre anledningar. För att

  • få ett bättre beslutsunderlag för investeringen,
  • skapa underlag för hur tjänsten bör utformas, och
  • lägga grunden för att i efterhand kunna mäta hur framgångsrik investeringen har varit.

När du är klar med alla delarna i Steg 1 ska du ha en övergripande bild av nyttan som e-tjänsten ska leda till, en så kallad nyttovärdering.

Enklare tjänster

Det finns några tillfällen när det räcker att validera nyttovärderingen som genomfördes i den första fasen, Idé & Vision. De är:

  • enklare e-tjänster, som är snabba och billiga att utveckla (under 200 000 kronor, eller mindre än 5 basbelopp),
  • som inte kräver så stora förändringar av arbetssätt, och
  • som endast berör en enskild förvaltning.

Börja med den nyttovärderingen du gjorde på www.ekalkyl.se och validera de antaganden som du använde i uträkningen, till exempel antal ärenden som hanteras per år.

Uppdatera sedan nyttovärderingsformuläret och sammanställ en kortfattad rapport som beskriver de viktigaste nyttorna av e-tjänsten. Låt denna ligga till grund för arbetet i steg 2–7.

Avancerade tjänster

För övriga e-tjänster måste ett mer grundläggande arbete genomföras.

Det kan handla om

  • e-tjänster med många inblandade parter, som har stor påverkan på verksamheten, och som därför kräver en hög grad av förståelse och förankring hos de inblandade parterna,
  • e-tjänster som kräver mer omfattande investeringar och som därför kräver noggrannare styrning för att säkerställa att investeringen leder till de förväntade nyttoeffekterna.

Hur du genomför det arbetet berättar vi mer om i kommande blogginlägg.

Bookmark and Share

Utvecklingens andra fas – Utred & Beskriv

Publicerat 19 oktober, 2010 av Magnus Burell

Nu när ni har beslutat er för att utreda tjänsten vidare är det dags att fördjupa beskrivningen av nyttan och att ta fram underlaget som behövs för att uppskatta kostnaden för utvecklings- och förändringsarbetet.

Fas 2

För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 3 (Skapa & Förändra) måste de som beslutar känna sig trygga i att tjänsten kommer leda till de önskade effekterna, och att den kommer att kunna införas till en rimlig kostnad.

Den här fasen består av 7 steg:

  1. Beskriv syfte och nytta
  2. Identifiera och beskriv målgrupper
  3. Ta fram en principdesign för tjänsten
  4. Beskriv vilka organisations- och processförändringar som krävs
  5. Beräkna investeringskostnaden
  6. Bedöm nyttovärderingen och identifiera hinder
  7. Beräkna nettonyttan och fastställ hemtagningsansvar

Vi kommer att gå igenom de olika stegen noggrannare i kommande blogginlägg.

Bookmark and Share

Utvecklingens första fas – Idé & Vision

Publicerat av Magnus Burell

Syftet med första fasen är att ta fram ett beslutsunderlag som beskriver idén och dess potential. Underlaget används för att ta beslut om man ska utreda e-tjänsten vidare eller inte.

Fas 1: Idé & Vision

Den här fasen består bara av två steg:

  1. Testa din idé med e-kalkylen. Fyll i dina uppgifter och få en nyttovärdering av tjänsten.
  2. Så går du vidare med kalkylen. Komplettera och förankra förslaget.

Hur e-kalkylen fungerar berättade vi om i blogginlägget Så här fungerar e-kalkyl. Steg 2 handlar mycket om övertyga kollegor och de som fattar beslut. Mer om det i detta inlägg.

Så går du vidare med kalkylen

När du gått igenom kalkylen och den visar att det är värt att gå vidare med projektet använder du den som grund och kompletterar med annan information som är relevant för att bedöma tjänstens nytta.

Kalkylen

Använd det här samlingsdokumentet för att vidareförädla idén tillsammans med dina medarbetare och chefer.

Resultatet blir en sammanställning som visar tjänstens potential. Sammanställningen kan sedan lämnas som underlag till den som fattar beslut om att gå vidare till Fas 2.

Detta är en kritisk del av projektet eftersom en dåligt underbyggd idé är lätt att kritisera även om den är bra i grunden.

TIPS Redan i denna fas är det värdefullt att skapa en gemensam berättelse om projektet: vad är projektets kontext, varför görs projektet, vad kommer projektet leda till? Hitta ett, eller helt flera, exempelfall som ni kan berätta om när ni säljer in projektet för beslutsfattare och kollegor. Skapa en berättelse som gör det lättare att relatera till varför det nya systemet är mer värdefullt än det existerande.

Vem som fattar beslut om att gå vidare beror på vilken typ av tjänst det är och vilka som berörs. I en kommun är det till exempel ofta förvaltningsledningen själva som fattar beslut om det är en e-tjänst som bara påverkar en enskild förvaltning. Om det är en e-tjänst som berör flera förvaltningar fattas beslutet i högre instanser.

I nästa blogginlägg presenterar vi Fas 2.

Bookmark and Share

Så här fungerar E-kalkyl

Publicerat 11 oktober, 2010 av Magnus Burell

Goda idéer uppstår hela tiden, och överallt i verksamheten. För att säkerställa att så många som möjligt av de bästa idéerna blir verklighet har vi tagit fram ett webbformulär för att du enkelt ska kunna värdera en idé om en ny e-tjänst.

Du kan fylla i formuläret på E-kalkyl själv eller tillsammans med andra personer som är kunniga inom det speciella verksamhetsområdet och som kan hjälpa dig med tids- och kostnadsuppskattningar.

Resultatet av e-kalkylen ger en överblick över vilka nyttor som e-tjänsten kan kunna leda till, och ställs i relation till en initial uppskattning av utvecklings- och driftskostnader för e-tjänsten.

Ett exempel från E-kalkyl

E-kalkylen består av tre frågor:

  1. Hur stor är volymen? Här beskriver du hur många ärenden som genomförs per år, hur stor del som är specialärenden och vilken personalkostnad per timme som din organisation räknar på för hanteringen av ärenden.
  2. Hur lång tid tar varje ärende? Här ska du göra två saker.
    • Dels en tjänstekostnadskalkyl där du får en uppfattning om vad det kostar att utföra tjänsten manuellt i dag. Denna är medvetet mycket förenklad och bygger på schablonvärden för alla moment som ingår i tjänsten. Du kan själv ändra dessa schablonvärden.
    • Dels en e-tjänstekalkyl där du har möjlighet att själv fylla i hur lång tid de olika momenten skulle ta om e-tjänsten var i drift.
  3. Vad kostar e-tjänsten? Här får du genom att komplettera med grovt uppskattade kostnader för utveckling och förvaltning en uppskattning av hur stora besparingarna blir om ni skapar denna e-tjänst.

I kommande inlägg kommer vi presentera en metod som vi tycker fungerar bra när man vill planera och utveckla nya e-tjänster. Där är e-kalkylen ett av verktygen för att utreda om ett projekt är värt att planera vidare.

Ställ gärna frågor här om du undrar något om kalkylen.

Bookmark and Share

En enkel process för utveckling av e-tjänster

Publicerat av Magnus Burell

Det här är en metod vi tycker fungerar bra för att utveckla kostnadseffektiva e-tjänster. I övriga blogginlägg planerar vi att gå närmare in på fler delar av arbetet och dela med oss av tips.

Vi har valt att dela upp processen i fyra delar med beslutspunkter mellan varje del som säkerställer att tjänsten utvecklas med de avsedda effekterna i fokus.

Första delen är att definiera effekterna för att säkerställa att e-tjänsten som utvecklas leder till de avsedda effekterna. Därefter måste utvecklingsarbetet styras i den riktningen och i samband med lanseringen måste vi följa upp och se att de avsedda nyttoeffekterna faktiskt har uppstått.

Så här ser de olika faserna och deras respektive beslutspunkter ut:

De fyra faserna i processmetoden
(Klicka på bilden för en större version.)

  • Fas 1: Idé & Vision. Första fasen handlar om att på en övergripande nivå beskriva idén med e-tjänsten.
    Vilka nyttoeffekter ska investeringen leda till?
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 2 måste beställaren anse att potentialen är så stor att det är värt att utreda tjänsten vidare.
  • Fas 2: Utred & Beskriv. Andra fasen handlar om att detaljera vilka nyttoeffekter som investeringen ska leda till, beskriva hur dessa nyttor ska realiseras, och göra en beräkning av vilka kostnader som e-tjänsten för med sig, både under utveckling och i drift.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 3 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten kommer att leda till de önskade effekterna, och att den kommer att kunna införas till en rimlig kostnad.
  • Fas 3: Skapa & Förändra. Tredje fasen handlar om att skapa själva e-tjänsten, och skapa de organisatoriska förutsättningar som krävs för att tjänsten ska fungera.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 4 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten är bra nog för att en första version ska göras tillgänglig för användarna.
  • Fas 4: Förvalta & Förbättra. Fjärde fasen handlar om att hålla tjänsten i drift och arbeta med kontinuerlig förbättring. Genom att mäta och följa upp hur väl tjänsten fungerar, och hur väl den lever upp till de uppsatta effektmålen, kan man få underlag för att fatta beslut om eventuella förbättringar.

Denna fyrstegsmetod anser vi leder till en effektiv och ekonomiskt sund utveckling där tid och pengar i första hand läggs på de tjänster och funktioner som ger bäst effekt för verksamhet och medborgare.

Metoden vi använder för nyttovärdering är baserad på Effektstyrning och är inspirerad av PENG och Skatteverkets anpassning av PENG.

Bookmark and Share

Tips om utveckling av e-tjänster

Publicerat 11 juni, 2009 av Magnus Burell

Redan nu utvecklar det offentliga Sverige ett stort antal e-tjänster, och det kommer att bli fler. För att underlätta det arbetet har vi tagit fram en enkel webbtjänst för utveckling av e-tjänster.

Webbtjänsten hjälper dig att prioritera de tjänster som ger störst nytta. Som komplement till e-kalkylen kommer vi i den här bloggen att dela med oss av tips om hur du kan driva utvecklingsarbetet på ett kostnadseffektivt sätt.

Om du följer metoden vi presenterar i bloggen blir det

  • enkelt att beskriva och följa upp nyttan av en investering i en e-tjänst,
  • möjligt att utforma e-tjänster, processerna och organisationen för maximal nytta,
  • enklare att prioritera mellan olika e-tjänster för att ge samhället, verksamheten och medborgarna mest nytta för pengarna och
  • möjligt att följa upp och utvärdera resultatet av investeringen.

Bloggen produceras av inUse Consulting baserad på en handbok vi tagit fram i samarbete med Göteborgs Stad.

Både tjänsten och bloggen vänder sig till dig som är IT-strateg, projektledare, verksamhetsutvecklare, kvalitetsledare och dig som arbetar med att utveckla e-tjänster inom offentlig sektor.

Bookmark and Share