Inlägg märkta ‘Nyttoeffekter’

Fas 2: Steg 1 – Värdera nyttoeffekterna

fredag, 29 oktober, 2010

Så, i första mötet gick vi igenom nyttoeffekterna. Nu är det dags att sätta siffror på nyttoeffekterna. Detta kräver att personer med god kunskap, och gärna ansvar för verksamheten, är med.

Förbered mötet

Inför denna övning måste man ha tillgång till alla relevanta faktauppgifter, så som till exempel hur många ärenden som behandlas per år, hur mycket tid varje ärende tar, hur stor andel som blir fel etc. Innan övningen påbörjas måste man också bestämma vid vilket tillfälle som man tänker mäta.

Vissa nyttor kan uppstå nästan direkt efter att e-tjänsten gjorts tillgänglig, medan andra inte kommer att visa sig förrän flera år efter införandet. Mellan 1-3 år brukar vara ett bra tidsperspektiv.

Räkna pengar

Det som med lätthet kan värderas/realiseras i pengar ska också anges i pengar. Ju högre inslag av subjektivitet som ingår i värderingen desto viktigare är det att ansvariga personer ställer sig bakom värderingen.

Arbetet med att värdera nyttoeffekterna görs både uppåt och nedåt i hiearkin. Vissa värderingar är lättare att göra på övergripande nivå, för att sedan brytas ner på delarna, i andra fall kan det vara lättare att sätta pengar på delarna, och sedan summera uppåt.

När det gäller nyttor som enbart svårligen kan omvandlas till pengar, som till exempel ökat välmående, eller minskad stress, bör dessa utöver en uppskattning av värdet i pengar, också beskrivas i termer som beskriver den verkliga effekten.

“Minskad stress hos handläggare” kan till exempel beskrivas som “Andelen handläggare som känner sig stressade eller mycket stressade ska minska från 55 procent till 40 procent”, och värderas till 900 000 kronor.

När allt är klart ska dock värdet på totalnyttan motsvara summan av delarna.

Förutsatt att rätt personer finns i rummet är ovanstående uppskattning sannolikt tillräckligt säker för att den ska fungera i nyttovärderingen.

Hur mycket är det värt?

Ett tips för att ringa in nyttovärden är att föreslå faktiska belopp under arbetsmötet:

  • Är det värt 300 000 kronor? ”Nej”
  • Är det värt 100 000 kronor? ”Ja!”
  • Är det då värt 150 000 kronor? ”Troligen”

De nyttovärden som vi tagit fram förs sedan in i nyttostrukturen.

Det är viktigt ur trovärdighetssynpunkt, och för att beslutsfattare ska kunna bedöma kvaliteten av beräkningarna, att en beskrivning lämnas av hur värdena (baserade både på faktauppgifter och på antaganden) tagits fram.

Exempel: Så här kan dokumentation av fakta/antaganden och nyttovärderingsberäkning se ut.

Nyttovärde

Nettonytta

Nu har vi räknat ut bruttonyttan, den potentiella nyttan av investeringen, utan att ta hänsyn till kostnader.

Nettonyttan kan inte beräknas förrän vi vet vilka investeringar som krävs för att nå de nyttoeffekter som vi är ute efter.

Mer om det i senare blogginlägg.

Fas 2: Steg 1 – Identifiera nyttoeffekter

torsdag, 28 oktober, 2010

Det första arbetsmötet ägnas åt att gå igenom och komplettera de nyttoeffekter som identifierats i Fas 1.

  • Börja med att skriva ner alla nyottoeffekter som kom fram i Fas 1 på gula lappar och sätt upp dem på tavlan.
  • Låt sedan deltagarna ägna ca 5 minuter för att var och en för sig skriva ner ytterligare nyttoeffekter som den tänkta e-tjänsten ska leda till, och sätt sedan upp dessa lappar tillsammans med de andra.
  • Gå igenom och diskutera alla lappar tillsammans. Detta leder ofta till att deltagarna kommer på fler nyttoeffekter som bör tas med.

Ta hellre med för många än för få lappar, och glöm inte att ta med nyttor som inte handlar om pengar. Det är också bra om varje lapp har en notering om vem som skrivit den, så att man senare vet vem som kan hjälpa till med förtydligande kommentarer.

Varje nytta ska inledas med ett ord som beskriver en önskvärd förändring, som till exempel snabbare, kortare, högre, lägre, färre, fler etc.

När alla lappar sitter på tavlan är det dags att gruppera och strukturera nyttorna. Resultatet blir en så kallad nyttostruktur som visar den totala nyttan och dess beståndsdelar.

  • Börja med att välja ut, eller formulera, ett huvudsyfte med e-tjänsten. Huvudsyftet ska ligga i linje med verksamhetens övergripande syfte.
  • Efter att huvudsyftet har definerats ska alla nyttoeffekter relateras till detta och resultera i en struktur som visar den totala nyttan.
  • Gruppera och strukturera därefter lapparna baserat på de fyra områden som staden använder i sina balanserade styrkort (medborgare, ekonomi, processer och medarbetare) och koppla dem till huvudsyftet.
  • Ta bort dubletter och förtydliga skillnader mellan lappar som “låter likadant” men som syftar på olika nyttor allt eftersom du går igenom lapparna.

Kom ihåg att det har effekter att inte göra någonting. Även dessa positiva och negativa effekter ska räknas in i en nyttovärdering.

Ett viktigt inslag i detta arbetssteg är att bedöma om strukturen är tillräckligt detaljerad.

Kan och bör nyttorna brytas ner ytterligare?

Även i arbetet med att värdera nyttorna kan det bli aktuellt att bryta ner i ytterligare deleffekter om det känns nödvändigt för att nå en bra värdering.