Inlägg märkta ‘Fas 1’

Utvecklingens första fas – Idé & Vision

tisdag, 19 oktober, 2010

Syftet med första fasen är att ta fram ett beslutsunderlag som beskriver idén och dess potential. Underlaget används för att ta beslut om man ska utreda e-tjänsten vidare eller inte.

Fas 1: Idé & Vision

Den här fasen består bara av två steg:

  1. Testa din idé med e-kalkylen. Fyll i dina uppgifter och få en nyttovärdering av tjänsten.
  2. Så går du vidare med kalkylen. Komplettera och förankra förslaget.

Hur e-kalkylen fungerar berättade vi om i blogginlägget Så här fungerar e-kalkyl. Steg 2 handlar mycket om övertyga kollegor och de som fattar beslut. Mer om det i detta inlägg.

Så går du vidare med kalkylen

När du gått igenom kalkylen och den visar att det är värt att gå vidare med projektet använder du den som grund och kompletterar med annan information som är relevant för att bedöma tjänstens nytta.

Kalkylen

Använd det här samlingsdokumentet för att vidareförädla idén tillsammans med dina medarbetare och chefer.

Resultatet blir en sammanställning som visar tjänstens potential. Sammanställningen kan sedan lämnas som underlag till den som fattar beslut om att gå vidare till Fas 2.

Detta är en kritisk del av projektet eftersom en dåligt underbyggd idé är lätt att kritisera även om den är bra i grunden.

TIPS Redan i denna fas är det värdefullt att skapa en gemensam berättelse om projektet: vad är projektets kontext, varför görs projektet, vad kommer projektet leda till? Hitta ett, eller helt flera, exempelfall som ni kan berätta om när ni säljer in projektet för beslutsfattare och kollegor. Skapa en berättelse som gör det lättare att relatera till varför det nya systemet är mer värdefullt än det existerande.

Vem som fattar beslut om att gå vidare beror på vilken typ av tjänst det är och vilka som berörs. I en kommun är det till exempel ofta förvaltningsledningen själva som fattar beslut om det är en e-tjänst som bara påverkar en enskild förvaltning. Om det är en e-tjänst som berör flera förvaltningar fattas beslutet i högre instanser.

I nästa blogginlägg presenterar vi Fas 2.

Så här fungerar E-kalkyl

måndag, 11 oktober, 2010

Goda idéer uppstår hela tiden, och överallt i verksamheten. För att säkerställa att så många som möjligt av de bästa idéerna blir verklighet har vi tagit fram ett webbformulär för att du enkelt ska kunna värdera en idé om en ny e-tjänst.

Du kan fylla i formuläret på E-kalkyl själv eller tillsammans med andra personer som är kunniga inom det speciella verksamhetsområdet och som kan hjälpa dig med tids- och kostnadsuppskattningar.

Resultatet av e-kalkylen ger en överblick över vilka nyttor som e-tjänsten kan kunna leda till, och ställs i relation till en initial uppskattning av utvecklings- och driftskostnader för e-tjänsten.

Ett exempel från E-kalkyl

E-kalkylen består av tre frågor:

  1. Hur stor är volymen? Här beskriver du hur många ärenden som genomförs per år, hur stor del som är specialärenden och vilken personalkostnad per timme som din organisation räknar på för hanteringen av ärenden.
  2. Hur lång tid tar varje ärende? Här ska du göra två saker.
    • Dels en tjänstekostnadskalkyl där du får en uppfattning om vad det kostar att utföra tjänsten manuellt i dag. Denna är medvetet mycket förenklad och bygger på schablonvärden för alla moment som ingår i tjänsten. Du kan själv ändra dessa schablonvärden.
    • Dels en e-tjänstekalkyl där du har möjlighet att själv fylla i hur lång tid de olika momenten skulle ta om e-tjänsten var i drift.
  3. Vad kostar e-tjänsten? Här får du genom att komplettera med grovt uppskattade kostnader för utveckling och förvaltning en uppskattning av hur stora besparingarna blir om ni skapar denna e-tjänst.

I kommande inlägg kommer vi presentera en metod som vi tycker fungerar bra när man vill planera och utveckla nya e-tjänster. Där är e-kalkylen ett av verktygen för att utreda om ett projekt är värt att planera vidare.

Ställ gärna frågor här om du undrar något om kalkylen.