Inlägg märkta ‘E-tjänster’

Fas 2: Steg 1 – Beskriv syfte och nytta

onsdag, 27 oktober, 2010

Vi gör en nyttovärdering i samband med utvecklingen av nya tjänster av tre anledningar. För att

  • få ett bättre beslutsunderlag för investeringen,
  • skapa underlag för hur tjänsten bör utformas, och
  • lägga grunden för att i efterhand kunna mäta hur framgångsrik investeringen har varit.

När du är klar med alla delarna i Steg 1 ska du ha en övergripande bild av nyttan som e-tjänsten ska leda till, en så kallad nyttovärdering.

Enklare tjänster

Det finns några tillfällen när det räcker att validera nyttovärderingen som genomfördes i den första fasen, Idé & Vision. De är:

  • enklare e-tjänster, som är snabba och billiga att utveckla (under 200 000 kronor, eller mindre än 5 basbelopp),
  • som inte kräver så stora förändringar av arbetssätt, och
  • som endast berör en enskild förvaltning.

Börja med den nyttovärderingen du gjorde på www.ekalkyl.se och validera de antaganden som du använde i uträkningen, till exempel antal ärenden som hanteras per år.

Uppdatera sedan nyttovärderingsformuläret och sammanställ en kortfattad rapport som beskriver de viktigaste nyttorna av e-tjänsten. Låt denna ligga till grund för arbetet i steg 2–7.

Avancerade tjänster

För övriga e-tjänster måste ett mer grundläggande arbete genomföras.

Det kan handla om

  • e-tjänster med många inblandade parter, som har stor påverkan på verksamheten, och som därför kräver en hög grad av förståelse och förankring hos de inblandade parterna,
  • e-tjänster som kräver mer omfattande investeringar och som därför kräver noggrannare styrning för att säkerställa att investeringen leder till de förväntade nyttoeffekterna.

Hur du genomför det arbetet berättar vi mer om i kommande blogginlägg.

Så här fungerar E-kalkyl

måndag, 11 oktober, 2010

Goda idéer uppstår hela tiden, och överallt i verksamheten. För att säkerställa att så många som möjligt av de bästa idéerna blir verklighet har vi tagit fram ett webbformulär för att du enkelt ska kunna värdera en idé om en ny e-tjänst.

Du kan fylla i formuläret på E-kalkyl själv eller tillsammans med andra personer som är kunniga inom det speciella verksamhetsområdet och som kan hjälpa dig med tids- och kostnadsuppskattningar.

Resultatet av e-kalkylen ger en överblick över vilka nyttor som e-tjänsten kan kunna leda till, och ställs i relation till en initial uppskattning av utvecklings- och driftskostnader för e-tjänsten.

Ett exempel från E-kalkyl

E-kalkylen består av tre frågor:

  1. Hur stor är volymen? Här beskriver du hur många ärenden som genomförs per år, hur stor del som är specialärenden och vilken personalkostnad per timme som din organisation räknar på för hanteringen av ärenden.
  2. Hur lång tid tar varje ärende? Här ska du göra två saker.
    • Dels en tjänstekostnadskalkyl där du får en uppfattning om vad det kostar att utföra tjänsten manuellt i dag. Denna är medvetet mycket förenklad och bygger på schablonvärden för alla moment som ingår i tjänsten. Du kan själv ändra dessa schablonvärden.
    • Dels en e-tjänstekalkyl där du har möjlighet att själv fylla i hur lång tid de olika momenten skulle ta om e-tjänsten var i drift.
  3. Vad kostar e-tjänsten? Här får du genom att komplettera med grovt uppskattade kostnader för utveckling och förvaltning en uppskattning av hur stora besparingarna blir om ni skapar denna e-tjänst.

I kommande inlägg kommer vi presentera en metod som vi tycker fungerar bra när man vill planera och utveckla nya e-tjänster. Där är e-kalkylen ett av verktygen för att utreda om ett projekt är värt att planera vidare.

Ställ gärna frågor här om du undrar något om kalkylen.

En enkel process för utveckling av e-tjänster

måndag, 11 oktober, 2010

Det här är en metod vi tycker fungerar bra för att utveckla kostnadseffektiva e-tjänster. I övriga blogginlägg planerar vi att gå närmare in på fler delar av arbetet och dela med oss av tips.

Vi har valt att dela upp processen i fyra delar med beslutspunkter mellan varje del som säkerställer att tjänsten utvecklas med de avsedda effekterna i fokus.

Första delen är att definiera effekterna för att säkerställa att e-tjänsten som utvecklas leder till de avsedda effekterna. Därefter måste utvecklingsarbetet styras i den riktningen och i samband med lanseringen måste vi följa upp och se att de avsedda nyttoeffekterna faktiskt har uppstått.

Så här ser de olika faserna och deras respektive beslutspunkter ut:

De fyra faserna i processmetoden
(Klicka på bilden för en större version.)

  • Fas 1: Idé & Vision. Första fasen handlar om att på en övergripande nivå beskriva idén med e-tjänsten.
    Vilka nyttoeffekter ska investeringen leda till?
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 2 måste beställaren anse att potentialen är så stor att det är värt att utreda tjänsten vidare.
  • Fas 2: Utred & Beskriv. Andra fasen handlar om att detaljera vilka nyttoeffekter som investeringen ska leda till, beskriva hur dessa nyttor ska realiseras, och göra en beräkning av vilka kostnader som e-tjänsten för med sig, både under utveckling och i drift.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 3 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten kommer att leda till de önskade effekterna, och att den kommer att kunna införas till en rimlig kostnad.
  • Fas 3: Skapa & Förändra. Tredje fasen handlar om att skapa själva e-tjänsten, och skapa de organisatoriska förutsättningar som krävs för att tjänsten ska fungera.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 4 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten är bra nog för att en första version ska göras tillgänglig för användarna.
  • Fas 4: Förvalta & Förbättra. Fjärde fasen handlar om att hålla tjänsten i drift och arbeta med kontinuerlig förbättring. Genom att mäta och följa upp hur väl tjänsten fungerar, och hur väl den lever upp till de uppsatta effektmålen, kan man få underlag för att fatta beslut om eventuella förbättringar.

Denna fyrstegsmetod anser vi leder till en effektiv och ekonomiskt sund utveckling där tid och pengar i första hand läggs på de tjänster och funktioner som ger bäst effekt för verksamhet och medborgare.

Metoden vi använder för nyttovärdering är baserad på Effektstyrning och är inspirerad av PENG och Skatteverkets anpassning av PENG.

Tips om utveckling av e-tjänster

torsdag, 11 juni, 2009

Redan nu utvecklar det offentliga Sverige ett stort antal e-tjänster, och det kommer att bli fler. För att underlätta det arbetet har vi tagit fram en enkel webbtjänst för utveckling av e-tjänster.

Webbtjänsten hjälper dig att prioritera de tjänster som ger störst nytta. Som komplement till e-kalkylen kommer vi i den här bloggen att dela med oss av tips om hur du kan driva utvecklingsarbetet på ett kostnadseffektivt sätt.

Om du följer metoden vi presenterar i bloggen blir det

  • enkelt att beskriva och följa upp nyttan av en investering i en e-tjänst,
  • möjligt att utforma e-tjänster, processerna och organisationen för maximal nytta,
  • enklare att prioritera mellan olika e-tjänster för att ge samhället, verksamheten och medborgarna mest nytta för pengarna och
  • möjligt att följa upp och utvärdera resultatet av investeringen.

Bloggen produceras av inUse Consulting baserad på en handbok vi tagit fram i samarbete med Göteborgs Stad.

Både tjänsten och bloggen vänder sig till dig som är IT-strateg, projektledare, verksamhetsutvecklare, kvalitetsledare och dig som arbetar med att utveckla e-tjänster inom offentlig sektor.