Inlägg märkta ‘Beslutsunderlag’

Fas 2: Steg 1 – Beskriv syfte och nytta

onsdag, 27 oktober, 2010

Vi gör en nyttovärdering i samband med utvecklingen av nya tjänster av tre anledningar. För att

  • få ett bättre beslutsunderlag för investeringen,
  • skapa underlag för hur tjänsten bör utformas, och
  • lägga grunden för att i efterhand kunna mäta hur framgångsrik investeringen har varit.

När du är klar med alla delarna i Steg 1 ska du ha en övergripande bild av nyttan som e-tjänsten ska leda till, en så kallad nyttovärdering.

Enklare tjänster

Det finns några tillfällen när det räcker att validera nyttovärderingen som genomfördes i den första fasen, Idé & Vision. De är:

  • enklare e-tjänster, som är snabba och billiga att utveckla (under 200 000 kronor, eller mindre än 5 basbelopp),
  • som inte kräver så stora förändringar av arbetssätt, och
  • som endast berör en enskild förvaltning.

Börja med den nyttovärderingen du gjorde på www.ekalkyl.se och validera de antaganden som du använde i uträkningen, till exempel antal ärenden som hanteras per år.

Uppdatera sedan nyttovärderingsformuläret och sammanställ en kortfattad rapport som beskriver de viktigaste nyttorna av e-tjänsten. Låt denna ligga till grund för arbetet i steg 2–7.

Avancerade tjänster

För övriga e-tjänster måste ett mer grundläggande arbete genomföras.

Det kan handla om

  • e-tjänster med många inblandade parter, som har stor påverkan på verksamheten, och som därför kräver en hög grad av förståelse och förankring hos de inblandade parterna,
  • e-tjänster som kräver mer omfattande investeringar och som därför kräver noggrannare styrning för att säkerställa att investeringen leder till de förväntade nyttoeffekterna.

Hur du genomför det arbetet berättar vi mer om i kommande blogginlägg.

Utvecklingens första fas – Idé & Vision

tisdag, 19 oktober, 2010

Syftet med första fasen är att ta fram ett beslutsunderlag som beskriver idén och dess potential. Underlaget används för att ta beslut om man ska utreda e-tjänsten vidare eller inte.

Fas 1: Idé & Vision

Den här fasen består bara av två steg:

  1. Testa din idé med e-kalkylen. Fyll i dina uppgifter och få en nyttovärdering av tjänsten.
  2. Så går du vidare med kalkylen. Komplettera och förankra förslaget.

Hur e-kalkylen fungerar berättade vi om i blogginlägget Så här fungerar e-kalkyl. Steg 2 handlar mycket om övertyga kollegor och de som fattar beslut. Mer om det i detta inlägg.

Så går du vidare med kalkylen

När du gått igenom kalkylen och den visar att det är värt att gå vidare med projektet använder du den som grund och kompletterar med annan information som är relevant för att bedöma tjänstens nytta.

Kalkylen

Använd det här samlingsdokumentet för att vidareförädla idén tillsammans med dina medarbetare och chefer.

Resultatet blir en sammanställning som visar tjänstens potential. Sammanställningen kan sedan lämnas som underlag till den som fattar beslut om att gå vidare till Fas 2.

Detta är en kritisk del av projektet eftersom en dåligt underbyggd idé är lätt att kritisera även om den är bra i grunden.

TIPS Redan i denna fas är det värdefullt att skapa en gemensam berättelse om projektet: vad är projektets kontext, varför görs projektet, vad kommer projektet leda till? Hitta ett, eller helt flera, exempelfall som ni kan berätta om när ni säljer in projektet för beslutsfattare och kollegor. Skapa en berättelse som gör det lättare att relatera till varför det nya systemet är mer värdefullt än det existerande.

Vem som fattar beslut om att gå vidare beror på vilken typ av tjänst det är och vilka som berörs. I en kommun är det till exempel ofta förvaltningsledningen själva som fattar beslut om det är en e-tjänst som bara påverkar en enskild förvaltning. Om det är en e-tjänst som berör flera förvaltningar fattas beslutet i högre instanser.

I nästa blogginlägg presenterar vi Fas 2.