Arkiv för oktober, 2010

Fas 2: Steg 1 – Värdera nyttoeffekterna

fredag, 29 oktober, 2010

Så, i första mötet gick vi igenom nyttoeffekterna. Nu är det dags att sätta siffror på nyttoeffekterna. Detta kräver att personer med god kunskap, och gärna ansvar för verksamheten, är med.

Förbered mötet

Inför denna övning måste man ha tillgång till alla relevanta faktauppgifter, så som till exempel hur många ärenden som behandlas per år, hur mycket tid varje ärende tar, hur stor andel som blir fel etc. Innan övningen påbörjas måste man också bestämma vid vilket tillfälle som man tänker mäta.

Vissa nyttor kan uppstå nästan direkt efter att e-tjänsten gjorts tillgänglig, medan andra inte kommer att visa sig förrän flera år efter införandet. Mellan 1-3 år brukar vara ett bra tidsperspektiv.

Räkna pengar

Det som med lätthet kan värderas/realiseras i pengar ska också anges i pengar. Ju högre inslag av subjektivitet som ingår i värderingen desto viktigare är det att ansvariga personer ställer sig bakom värderingen.

Arbetet med att värdera nyttoeffekterna görs både uppåt och nedåt i hiearkin. Vissa värderingar är lättare att göra på övergripande nivå, för att sedan brytas ner på delarna, i andra fall kan det vara lättare att sätta pengar på delarna, och sedan summera uppåt.

När det gäller nyttor som enbart svårligen kan omvandlas till pengar, som till exempel ökat välmående, eller minskad stress, bör dessa utöver en uppskattning av värdet i pengar, också beskrivas i termer som beskriver den verkliga effekten.

“Minskad stress hos handläggare” kan till exempel beskrivas som “Andelen handläggare som känner sig stressade eller mycket stressade ska minska från 55 procent till 40 procent”, och värderas till 900 000 kronor.

När allt är klart ska dock värdet på totalnyttan motsvara summan av delarna.

Förutsatt att rätt personer finns i rummet är ovanstående uppskattning sannolikt tillräckligt säker för att den ska fungera i nyttovärderingen.

Hur mycket är det värt?

Ett tips för att ringa in nyttovärden är att föreslå faktiska belopp under arbetsmötet:

  • Är det värt 300 000 kronor? ”Nej”
  • Är det värt 100 000 kronor? ”Ja!”
  • Är det då värt 150 000 kronor? ”Troligen”

De nyttovärden som vi tagit fram förs sedan in i nyttostrukturen.

Det är viktigt ur trovärdighetssynpunkt, och för att beslutsfattare ska kunna bedöma kvaliteten av beräkningarna, att en beskrivning lämnas av hur värdena (baserade både på faktauppgifter och på antaganden) tagits fram.

Exempel: Så här kan dokumentation av fakta/antaganden och nyttovärderingsberäkning se ut.

Nyttovärde

Nettonytta

Nu har vi räknat ut bruttonyttan, den potentiella nyttan av investeringen, utan att ta hänsyn till kostnader.

Nettonyttan kan inte beräknas förrän vi vet vilka investeringar som krävs för att nå de nyttoeffekter som vi är ute efter.

Mer om det i senare blogginlägg.

Fas 2: Steg 1 – Identifiera nyttoeffekter

torsdag, 28 oktober, 2010

Det första arbetsmötet ägnas åt att gå igenom och komplettera de nyttoeffekter som identifierats i Fas 1.

  • Börja med att skriva ner alla nyottoeffekter som kom fram i Fas 1 på gula lappar och sätt upp dem på tavlan.
  • Låt sedan deltagarna ägna ca 5 minuter för att var och en för sig skriva ner ytterligare nyttoeffekter som den tänkta e-tjänsten ska leda till, och sätt sedan upp dessa lappar tillsammans med de andra.
  • Gå igenom och diskutera alla lappar tillsammans. Detta leder ofta till att deltagarna kommer på fler nyttoeffekter som bör tas med.

Ta hellre med för många än för få lappar, och glöm inte att ta med nyttor som inte handlar om pengar. Det är också bra om varje lapp har en notering om vem som skrivit den, så att man senare vet vem som kan hjälpa till med förtydligande kommentarer.

Varje nytta ska inledas med ett ord som beskriver en önskvärd förändring, som till exempel snabbare, kortare, högre, lägre, färre, fler etc.

När alla lappar sitter på tavlan är det dags att gruppera och strukturera nyttorna. Resultatet blir en så kallad nyttostruktur som visar den totala nyttan och dess beståndsdelar.

  • Börja med att välja ut, eller formulera, ett huvudsyfte med e-tjänsten. Huvudsyftet ska ligga i linje med verksamhetens övergripande syfte.
  • Efter att huvudsyftet har definerats ska alla nyttoeffekter relateras till detta och resultera i en struktur som visar den totala nyttan.
  • Gruppera och strukturera därefter lapparna baserat på de fyra områden som staden använder i sina balanserade styrkort (medborgare, ekonomi, processer och medarbetare) och koppla dem till huvudsyftet.
  • Ta bort dubletter och förtydliga skillnader mellan lappar som “låter likadant” men som syftar på olika nyttor allt eftersom du går igenom lapparna.

Kom ihåg att det har effekter att inte göra någonting. Även dessa positiva och negativa effekter ska räknas in i en nyttovärdering.

Ett viktigt inslag i detta arbetssteg är att bedöma om strukturen är tillräckligt detaljerad.

Kan och bör nyttorna brytas ner ytterligare?

Även i arbetet med att värdera nyttorna kan det bli aktuellt att bryta ner i ytterligare deleffekter om det känns nödvändigt för att nå en bra värdering.

Fas 2: Steg 1 – Så här förbereder du arbetet

onsdag, 27 oktober, 2010

Sätt ihop en grupp bestående av fyra till sex personer. Deltagarna bör ha goda kunskaper om verksamheten. Minst två av personer bör kunna ta ansvar för nyttovärderingarna.

Inför arbetsgruppens första möte måste det underlag som gör det möjligt att genomföra en nyttovärdering av e-tjänsten tas fram. Det kan handla om

  • nyttjandestatistik,
  • processbeskrivningar,
  • verksamhetsanalyser och
  • målgruppsbeskrivningar.

Det underlag som tas fram skickas ut till samtliga deltagare i god tid inför mötet.

Arbetet med att fördjupa nyttovärderingen utförs bäst genom en serie arbetsmöten kompletterat med utredningsuppdrag som läggs ut på deltagarna.

  • Syftet med arbetsmötena är att driva arbetet framåt och ge deltagarna en gemensam bild av e-tjänsten och dess nyttoeffekter.
  • Syftet med utredningsuppdragen är till exempel att säkerställa att de parametrar som nyttovärderingen bygger på är korrekta.

Utöver att delta på mötena och genomföra de utredningsuppdrag som man tilldelas ansvarar deltagarna också för att förankra arbetet i sina respektive organisationer.

Fas 2: Steg 1 – Beskriv syfte och nytta

onsdag, 27 oktober, 2010

Vi gör en nyttovärdering i samband med utvecklingen av nya tjänster av tre anledningar. För att

  • få ett bättre beslutsunderlag för investeringen,
  • skapa underlag för hur tjänsten bör utformas, och
  • lägga grunden för att i efterhand kunna mäta hur framgångsrik investeringen har varit.

När du är klar med alla delarna i Steg 1 ska du ha en övergripande bild av nyttan som e-tjänsten ska leda till, en så kallad nyttovärdering.

Enklare tjänster

Det finns några tillfällen när det räcker att validera nyttovärderingen som genomfördes i den första fasen, Idé & Vision. De är:

  • enklare e-tjänster, som är snabba och billiga att utveckla (under 200 000 kronor, eller mindre än 5 basbelopp),
  • som inte kräver så stora förändringar av arbetssätt, och
  • som endast berör en enskild förvaltning.

Börja med den nyttovärderingen du gjorde på www.ekalkyl.se och validera de antaganden som du använde i uträkningen, till exempel antal ärenden som hanteras per år.

Uppdatera sedan nyttovärderingsformuläret och sammanställ en kortfattad rapport som beskriver de viktigaste nyttorna av e-tjänsten. Låt denna ligga till grund för arbetet i steg 2–7.

Avancerade tjänster

För övriga e-tjänster måste ett mer grundläggande arbete genomföras.

Det kan handla om

  • e-tjänster med många inblandade parter, som har stor påverkan på verksamheten, och som därför kräver en hög grad av förståelse och förankring hos de inblandade parterna,
  • e-tjänster som kräver mer omfattande investeringar och som därför kräver noggrannare styrning för att säkerställa att investeringen leder till de förväntade nyttoeffekterna.

Hur du genomför det arbetet berättar vi mer om i kommande blogginlägg.

Utvecklingens andra fas – Utred & Beskriv

tisdag, 19 oktober, 2010

Nu när ni har beslutat er för att utreda tjänsten vidare är det dags att fördjupa beskrivningen av nyttan och att ta fram underlaget som behövs för att uppskatta kostnaden för utvecklings- och förändringsarbetet.

Fas 2

För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 3 (Skapa & Förändra) måste de som beslutar känna sig trygga i att tjänsten kommer leda till de önskade effekterna, och att den kommer att kunna införas till en rimlig kostnad.

Den här fasen består av 7 steg:

  1. Beskriv syfte och nytta
  2. Identifiera och beskriv målgrupper
  3. Ta fram en principdesign för tjänsten
  4. Beskriv vilka organisations- och processförändringar som krävs
  5. Beräkna investeringskostnaden
  6. Bedöm nyttovärderingen och identifiera hinder
  7. Beräkna nettonyttan och fastställ hemtagningsansvar

Vi kommer att gå igenom de olika stegen noggrannare i kommande blogginlägg.

Utvecklingens första fas – Idé & Vision

tisdag, 19 oktober, 2010

Syftet med första fasen är att ta fram ett beslutsunderlag som beskriver idén och dess potential. Underlaget används för att ta beslut om man ska utreda e-tjänsten vidare eller inte.

Fas 1: Idé & Vision

Den här fasen består bara av två steg:

  1. Testa din idé med e-kalkylen. Fyll i dina uppgifter och få en nyttovärdering av tjänsten.
  2. Så går du vidare med kalkylen. Komplettera och förankra förslaget.

Hur e-kalkylen fungerar berättade vi om i blogginlägget Så här fungerar e-kalkyl. Steg 2 handlar mycket om övertyga kollegor och de som fattar beslut. Mer om det i detta inlägg.

Så går du vidare med kalkylen

När du gått igenom kalkylen och den visar att det är värt att gå vidare med projektet använder du den som grund och kompletterar med annan information som är relevant för att bedöma tjänstens nytta.

Kalkylen

Använd det här samlingsdokumentet för att vidareförädla idén tillsammans med dina medarbetare och chefer.

Resultatet blir en sammanställning som visar tjänstens potential. Sammanställningen kan sedan lämnas som underlag till den som fattar beslut om att gå vidare till Fas 2.

Detta är en kritisk del av projektet eftersom en dåligt underbyggd idé är lätt att kritisera även om den är bra i grunden.

TIPS Redan i denna fas är det värdefullt att skapa en gemensam berättelse om projektet: vad är projektets kontext, varför görs projektet, vad kommer projektet leda till? Hitta ett, eller helt flera, exempelfall som ni kan berätta om när ni säljer in projektet för beslutsfattare och kollegor. Skapa en berättelse som gör det lättare att relatera till varför det nya systemet är mer värdefullt än det existerande.

Vem som fattar beslut om att gå vidare beror på vilken typ av tjänst det är och vilka som berörs. I en kommun är det till exempel ofta förvaltningsledningen själva som fattar beslut om det är en e-tjänst som bara påverkar en enskild förvaltning. Om det är en e-tjänst som berör flera förvaltningar fattas beslutet i högre instanser.

I nästa blogginlägg presenterar vi Fas 2.

Så här fungerar E-kalkyl

måndag, 11 oktober, 2010

Goda idéer uppstår hela tiden, och överallt i verksamheten. För att säkerställa att så många som möjligt av de bästa idéerna blir verklighet har vi tagit fram ett webbformulär för att du enkelt ska kunna värdera en idé om en ny e-tjänst.

Du kan fylla i formuläret på E-kalkyl själv eller tillsammans med andra personer som är kunniga inom det speciella verksamhetsområdet och som kan hjälpa dig med tids- och kostnadsuppskattningar.

Resultatet av e-kalkylen ger en överblick över vilka nyttor som e-tjänsten kan kunna leda till, och ställs i relation till en initial uppskattning av utvecklings- och driftskostnader för e-tjänsten.

Ett exempel från E-kalkyl

E-kalkylen består av tre frågor:

  1. Hur stor är volymen? Här beskriver du hur många ärenden som genomförs per år, hur stor del som är specialärenden och vilken personalkostnad per timme som din organisation räknar på för hanteringen av ärenden.
  2. Hur lång tid tar varje ärende? Här ska du göra två saker.
    • Dels en tjänstekostnadskalkyl där du får en uppfattning om vad det kostar att utföra tjänsten manuellt i dag. Denna är medvetet mycket förenklad och bygger på schablonvärden för alla moment som ingår i tjänsten. Du kan själv ändra dessa schablonvärden.
    • Dels en e-tjänstekalkyl där du har möjlighet att själv fylla i hur lång tid de olika momenten skulle ta om e-tjänsten var i drift.
  3. Vad kostar e-tjänsten? Här får du genom att komplettera med grovt uppskattade kostnader för utveckling och förvaltning en uppskattning av hur stora besparingarna blir om ni skapar denna e-tjänst.

I kommande inlägg kommer vi presentera en metod som vi tycker fungerar bra när man vill planera och utveckla nya e-tjänster. Där är e-kalkylen ett av verktygen för att utreda om ett projekt är värt att planera vidare.

Ställ gärna frågor här om du undrar något om kalkylen.

En enkel process för utveckling av e-tjänster

måndag, 11 oktober, 2010

Det här är en metod vi tycker fungerar bra för att utveckla kostnadseffektiva e-tjänster. I övriga blogginlägg planerar vi att gå närmare in på fler delar av arbetet och dela med oss av tips.

Vi har valt att dela upp processen i fyra delar med beslutspunkter mellan varje del som säkerställer att tjänsten utvecklas med de avsedda effekterna i fokus.

Första delen är att definiera effekterna för att säkerställa att e-tjänsten som utvecklas leder till de avsedda effekterna. Därefter måste utvecklingsarbetet styras i den riktningen och i samband med lanseringen måste vi följa upp och se att de avsedda nyttoeffekterna faktiskt har uppstått.

Så här ser de olika faserna och deras respektive beslutspunkter ut:

De fyra faserna i processmetoden
(Klicka på bilden för en större version.)

  • Fas 1: Idé & Vision. Första fasen handlar om att på en övergripande nivå beskriva idén med e-tjänsten.
    Vilka nyttoeffekter ska investeringen leda till?
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 2 måste beställaren anse att potentialen är så stor att det är värt att utreda tjänsten vidare.
  • Fas 2: Utred & Beskriv. Andra fasen handlar om att detaljera vilka nyttoeffekter som investeringen ska leda till, beskriva hur dessa nyttor ska realiseras, och göra en beräkning av vilka kostnader som e-tjänsten för med sig, både under utveckling och i drift.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 3 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten kommer att leda till de önskade effekterna, och att den kommer att kunna införas till en rimlig kostnad.
  • Fas 3: Skapa & Förändra. Tredje fasen handlar om att skapa själva e-tjänsten, och skapa de organisatoriska förutsättningar som krävs för att tjänsten ska fungera.
    För att e-tjänsten ska gå vidare till Fas 4 ska beställaren känna sig trygg i att tjänsten är bra nog för att en första version ska göras tillgänglig för användarna.
  • Fas 4: Förvalta & Förbättra. Fjärde fasen handlar om att hålla tjänsten i drift och arbeta med kontinuerlig förbättring. Genom att mäta och följa upp hur väl tjänsten fungerar, och hur väl den lever upp till de uppsatta effektmålen, kan man få underlag för att fatta beslut om eventuella förbättringar.

Denna fyrstegsmetod anser vi leder till en effektiv och ekonomiskt sund utveckling där tid och pengar i första hand läggs på de tjänster och funktioner som ger bäst effekt för verksamhet och medborgare.

Metoden vi använder för nyttovärdering är baserad på Effektstyrning och är inspirerad av PENG och Skatteverkets anpassning av PENG.